Desde el 13 de marzo de 2023, las empresas privadas que tienen 50 trabajadores o más y las entidades públicas, están obligadas a tener un buzón de denuncias para que sus trabajadores u otras personas (que ya te comentaré) puedan informar de las irregularidades que detecten.
Este buzón de denuncias permite a las empresas recibir información interna de prácticas contrarias a la ley, con el fin darle solución o reparar lo antes posible los daños ocasionados. A cambio, la persona que presenta la denuncia, goza de una protección especial frente a la empresa para que no pueda recibir represalias por ello. Esta obligación viene regulada en la Ley 2/ 2023, de 20 de febrero.
¿Qué hechos puedes denunciar en el buzón de denuncias?
En el buzón de denuncias puedes comunicar aquellos hechos o actuaciones que sean constitutivos de infracciones penales o administrativas graves o muy graves.
Y aunque debe utilizarse preferentemente este buzón de denuncias antes de iniciar cualquier otra actuación, eres libre de decidir si quieres denunciar estos hechos por esta vía o prefieres usar una vía externa. Por ese motivo, tendrás que valorar las circunstancias que existen y los riesgos de represalias que puedes tener, para ver qué opción te interesa más.
¿Quién puede usar el buzón de denuncias de la empresa?
El buzón de denuncias de la empresa puede ser utilizado por aquellas personas que tienen un vínculo laboral o profesional con ella, aunque ya hubiera finalizado. Por tanto, puede ser usado por:
- Sus propios trabajadores (aunque tengan un contrato de prácticas o de formación),
- Los voluntarios que formen parte de ella.
- Las personas que están en proceso de selección, o con las que tenga la empresa una relación comercial.
¿Requisitos para que la denuncia tenga validez?
Si deseas utilizar el buzón de denuncias de tu empresa para informarle de algún hecho irregular que conozcas, es imprescindible que lo hagas desde la buena fe.
Ya que, si por ejemplo, la empresa puede demostrar que has obtenido esa información de manera ilícita, o que has remitido información falsa o tergiversada, la empresa sí que podría tomar represalias contra ti. Pudiendo realizarte un despido disciplinario por haber trasgredido la buena fe contractual. E incluso, podría iniciar otras actuaciones judiciales contra ti.
¿La denuncia ha de presentarse por escrito?
La denuncia se puede presentar en el buzón de denuncias de la empresa de forma verbal (por teléfono o mediante algún sistema de mensajería de voz, quedando grabada toda comunicación) o por escrito (enviándolo por correo postal o utilizando cualquier medio electrónico que hayan habilitado para dicho fin), o de las dos formas.
¿Durante cuánto tiempo pueden conservar esta denuncia?
Las denuncias que lleguen al buzón de denuncias deben ser conservadas durante el tiempo necesario. Pero en ningún caso, deberán conservarse durante un periodo superior a 10 años.
¿Qué protección tienes al usar el buzón de denuncias?
Al usar el buzón de denuncias para comunicarle a la empresa los fraudes o las actividades ilícitas que conoces, no podrá tomar represalias contra ti. Entendiendo como represalia toda acción u omisión que es contraria a la ley, o que suponga recibir un trato desfavorable respecto a otros compañeros de trabajo. Así que, no podrán: despedirte, dar referencias negativas sobre el trabajo que has realizado, denegarte algún permiso de trabajo que pidas, etc. por haber presentado una denuncia.
Asimismo, esta protección también se extiende a las personas que te ayuden a presentar la denuncia, a las personas de tu entorno y a las empresas que puedas tener a tu nombre.
Además, las personas que se encargan de gestionar el buzón de denuncias están obligadas a garantizarte la confidencialidad de la información que presentes y tu identidad, con el fin de darte protección. Por tanto, solo podrá acceder a estos datos el personal autorizado; y la autoridad judicial, el Ministerio Fiscal o la autoridad administrativa, si así lo requieren. Aunque también tienes las posibilidad de presentar la denuncia de forma anónima.
¿Tiene alguna protección la persona que es denunciada?
Sí, la persona que es denunciada en el buzón de denuncias también tiene una protección especial. Por esa razón, tiene derecho a:
- Que se presuma su inocencia.
- La confidencialidad de los hechos y su identidad.
- Defenderse.
- Acceder al expediente para conocer en qué estado se encuentra.
¿Quién puede encargarse de la gestión del buzón de denuncias?
La empresa para la que trabajas puede encargarse directamente de la gestión del buzón de denuncias, destinando para ello, a una persona de su plantilla que se dedique a realizar esta función. Aunque también tiene la posibilidad delegar la gestión del buzón de denuncias a una entidad externa (normalmente, a un despacho de abogados) o a un tercero externo.
Así que, las empresas tendrán que asumir un gasto más, para poder cumplir con esta ley.
¿Cuál es la sanción por no tener buzón de denuncias?
La empresa que está obligada a implantar un buzón de denuncias, si no lo hace, está cometiendo una infracción muy grave. En consecuencia, estaría expuesta a recibir una multa cuya cuantía estaría entre los 600.001 € y 1.000.000 €. Y además, esa sanción y la identidad de las personas responsables de dicho incumplimiento, podría ser conocida por cualquier persona. Ya que cabe la posibilidad de que esa información sea publicada en el BOE.
