Se debe entregar la nómina, ¿en papel o por email?

El empresario está obligado por ley, a entregarte la nómina o el recibo de salario para que puedas hacer las comprobaciones que creas oportunas. Y a él le sirve para poder demostrar que te ha pagado el salario que aparece en dicho documento. Pero las dudas suelen surgir cuando no te quieren dar la nómina, o lo hacen en un formato distinto al papel (por email o Intranet), y ya no sabes si tienes que firmar la nómina o si esto te puede crear algún perjuicio en el futuro.

Por eso, en este artículo te voy a contar en qué formato debe entregarte el empresario la nómina, en qué fecha te han de pagar, qué puedes hacer si no te quieren dar tus nóminas, qué implica tu firma en ese documento, qué hacer si no te pagan o lo hacen con retrasos continuados, y otros aspectos que te interesa conocer sobre este tema.

La nómina, ¿me la deben entregar en papel o por email?

Según indica el art. 29.1 del Estatuto de los Trabajadores, el empresario ha de entregar al trabajador un recibo individual y justificativo del pago del salario. Por lo que se deduce, que está obligado a entregarle la nómina en papel al trabajador.

Sin embargo, no se trata de una norma imperativa. Ya que la Sentencia del 1 de diciembre de 2016 del Tribunal de Supremo considera que en su momento se creó este derecho para garantizar que el trabajador pudiera acceder a su nómina para conocer los conceptos que la componen y además, dejar constancia de que ha percibido ese ingreso. Y que la digitalización de la nómina permite seguir manteniendo esa garantía.

Porque el Tribunal Supremo interpreta que no es obligatorio que el trabajador firme la nómina, al igual que ocurre cuando se le abona el salario mediante transferencia bancaria. Además, considera que no puede considerarse gravoso para el trabajador el hecho de tener que imprimirse la nómina.

Así que, tras esa sentencia, el empresario tiene plena libertad para decidir unilateralmente si emite la nómina en formato de papel o digital. Siempre, eso sí, que respete el modelo de nómina que establece la ley o el convenio colectivo. Pero ha de tener en cuenta, que si elige el formato digital, está obligado a facilitarle al trabajador los medios informáticos necesarios para poder acceder a este documento y su materialización (por si el trabajador quisiera imprimirse la nómina).

¿Cómo debe ser el modelo de nómina que me entregue la empresa?

La nómina que percibas por parte de la empresa deberá ajustarse al modelo oficial aprobado por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social.

Salvo que por convenio colectivo o acuerdo de empresa se establezca otro modelo de nómina distinto. Siempre que este último, respete el contenido mínimo del modelo oficial y que los diferentes conceptos salariales que aparezcan en él se muestren con la debida claridad y separación, con las deducciones que correspondan. Distinguiendo entre salario neto y salario bruto. De forma, que el empleado pueda comprobar su salario con total facilidad. Sin que tenga que realizar operaciones matemáticas complejas para saber si le han pagado correctamente o no.

¿La empresa está obligada a guardar las nóminas?

Sí, por ley la empresa está obligada a conservar las nóminas de sus trabajadores durante un periodo de 5 años. Y también debe guardar durante ese periodo los boletines de cotización a la Seguridad Social de sus trabajadores.

Así que, en caso de producirse una Inspección de Trabajo o Hacienda o una reclamación judicial, la empresa tendrá el deber de aportar las nóminas o boletines de cotización que le requieran, pertenecientes a dicho periodo.

¿Qué pasa si no me quieren dar la nómina?

Si el empresario no te quiere entregar la nómina cuando corresponde, estás en tu derecho de denunciarlo ante la Inspección de Trabajo. E incluso podrías reclamar las nóminas por escrito mediante la vía judicial. Porque según indica la ley, el empresario está obligado a entregar dicho recibo de salario. Y si no lo hace, estaría cometiendo una infracción administrativa leve. En consecuencia, podría ser sancionado con una multa que oscilaría entre 60 € como mínimo y 625 como máximo €.

¿Cuándo me debe pagar la empresa?

La mayoría de empresas suele pagar la nómina de forma mensual. Aunque nada impide que la empresa pueda pactar con el trabajador otro plazo de pago. Cómo ocurre por ejemplo, en el caso de algunos camareros que cobran semanalmente. Pero dicho acuerdo tiene una limitación, y es que no se puede acordar que el pago de la nómina se realice por periodos superiores al mes. Por consiguiente, sería ilegal que la empresa te pagará por ejemplo, cada mes y medio de trabajo.

En cuanto al día concreto en el que la empresa te ha de pagar, será el que indique el convenio colectivo. Y si el convenio colectivo al que perteneces no señala nada al respecto, el día concreto en el que deberás cobrar será el de la costumbre del lugar. Es decir, que si la empresa siempre ha pagado a sus trabajadores cada mes, el día de 3, dicho día será la fecha en la que obligatoriamente tendrán que pagarte la nómina. Entonces, si no te pagan ese día, podrás exigir el pago de la nómina a partir del día siguiente. En otras palabras, a partir del día 4 ya podrías reclamar el pago de ese salario.

Pero además de la paga mensual, también están las pagas extras. Estas pagas las deberá abonar la empresa en las fechas concretas que señale el convenio colectivo. Por consiguiente, será necesario consultar el convenio al que perteneces para saber cuándo debes percibirlas.

Por otro lado, también tendrías derecho a pedir un anticipo de nómina por los días que ya has trabajado durante este mes, si necesitas el dinero urgentemente y no puedes esperarte a cobrar en la fecha señalada para ello.

¿Qué hago si la empresa se retrasa en el pago de la nómina o no paga?

Se trataría de un incumplimiento por parte de la empresa que puede acarrearle una multa, con independencia de que tenga problemas económicos o falta de liquidez.

Ver cómo reclamar el salario impagado.

¿Tengo que firmar las nóminas?

Lo primero que debes saber, es, para qué sirve firmar la nómina. Porque la mayoría de trabajadores no lo suele tener claro.

Con la firma de la nómina como trabajador o trabajadora, simplemente estás confirmando que has percibido el importe que aparece en la nómina. Pero no significa que hayas dado tu conformidad a la cuantía económica que te ha pagado el empresario. Porque puede ser que te deba una cantidad mayor a la que has cobrado. Por esa razón, aunque hayas firmado la nómina, estarías en tu derecho de reclamar cualquier cantidad que te adeudara.

Te pongo un ejemplo para que lo entiendas mejor:

Andrés ha empezado a trabajar en una empresa, y después de su primer mes de trabajo, ha percibido 1350 €. La empresa le ha hecho el ingreso por transferencia bancaria y su jefe le ha dado a firmar esa nómina. Andrés la ha firmado, acreditando que ya ha percibido el ingreso de los 1350 €.

Sin embargo, ha visto que según su convenio colectivo le pertenece un salario mayor. En concreto, 1600 €. Así que, aunque haya firmado el recibo de salario que ha recibido, podría reclamarle sin ningún problema a la empresa esa diferencia salarial (tanto extrajudicialmente como judicialmente).

¿El empresario puede obligarme a firmar la nómina?

Depende de la forma en la que te pague. Si lo hace:

• En efectivo, cheque o talón bancario, será necesario que firmes las dos copias de la nómina (una será para ti y la otra se la quedará la empresa) en el momento que te abonen el salario, para justificar que has percibido el pago.
• Por transferencia bancaria, no será necesario que firmes la nómina. Porque el documento de abono que obtiene la empresa en el banco al hacerte el ingreso, le sirve para acreditar que te ha pagado el salario. De ahí, que muchas empresas opten por esta forma de pago, ya que suele ser más cómoda tanto para la empresa como para el trabajador (que normalmente recibe la nómina por email o Intranet).
  • Lo que no puede hacer la empresa para que puedas cobrar tu sueldo, es, obligarte a que te abras una cuenta corriente en la entidad financiera que ellos quieran. Porque no tienes por qué asumir las cargas que te quieran imponer.