Las dietas que debe cobrar el trabajador para cubrir gastos

Cada vez son más los trabajadores que por motivos de trabajo tienen que desplazarse. Y que por ello, perciben una retribución adicional que recibe el nombre de dietas. Cada empresa tiene su propio protocolo y su forma de gestionarlas. Pero no todos los trabajadores tienen derecho a cobrarlas.

En este artículo, te daré a conocer cuándo debe pagarte la empresa las dietas (si tienes que trabajar fuera de tu centro habitual de trabajo), si dicho importe forma parte de tu salario, si cotiza a la Seguridad Social y si tributa a Hacienda cuando tengas que hacer la declaración de la renta.

¿Qué son las dietas laborales?

Las dietas son retribuciones que la empresa le paga al trabajador, para compensar los gastos adicionales que ocasiona el desplazamiento, cuando lo destinan a realizar su trabajo fuera de su centro habitual de trabajo. Las puede cobrar incluso cuando lo envían a trabajar fuera de España.

Por tanto, las dietas tratan de sufragar los gastos de desplazamiento, manutención y estancia que tiene el trabajador al realizar su trabajo (por ejemplo, taxi, tren, comida, cena, hotel, etc). Ya que es la empresa la que debe asumir estos gastos.

Pero debes tener en cuenta que ha de ser un desplazamiento temporal. Es decir, aquellos trabajadores que han sido enviados a trabajar de manera permanente a otro centro de trabajo, no tienen derecho a cobrar dietas.

¿La empresa está obligada a pagarme dietas?

No. Las dietas no son un derecho que tienen todos los trabajadores. Ya que solo se pueden exigir a la empresa, cuando se reconoce este derecho en el colectivo colectivo que es de aplicación o en la normativa interna de tu empresa.

Y si no viene reconocido este derecho en ninguno de estos dos sitios, la empresa puede darte un dinero para que puedas ir pagando los gastos esenciales derivados del desplazamiento. Pero al regresar a tu centro de trabajo, tendrás que presentar los justificantes de los gastos y devolver el dinero que te haya sobrado. Aunque de manera puntual, también es posible que te pidan que asumas tú los gastos (de tu dinero), para abonártelos posteriormente, en cuanto presentes los justificantes.

¿En qué se diferencian las dietas del plus de transporte?

Se diferencian en que cada concepto trata de indemnizar una situación distinta. En el caso del plus de transporte, lo que la empresa intenta compensar, son los gastos que tiene el trabajador al acudir a su centro de trabajo habitual.

Sin embargo, las dietas lo que tratan de compensar, son los gastos que tiene el trabajador cuando tiene que realizar tareas fuera de su centro habitual de trabajo.

¿Las dietas son diferentes a los tickets restaurante?

Sí, porque los tickets restaurante lo que indemnizan son las comidas que tiene que realizar el trabajador en su puesto habitual de trabajo, por no poder ir a comer a su casa. Por consiguiente, se trata de una retribución en especie.

En cambio, las dietas intentan compensar las comidas que tiene que hacer el trabajador cuando tiene que realizar un trabajo fuera de su centro habitual de trabajo.

¿Las dietas forman parte del salario? ¿cotizan a la Seguridad Social?

No, las dietas no forman parte de tu salario, salvo que su importe exceda de los límites que existen para la tributación. En cuyo caso, solo tendrías que cotizar a la Seguridad Social por el importe exacto que excediera de dicho límite.

Es decir, se trata de un concepto extrasalarial, ya que la empresa no te paga las dietas por realizar tu trabajo. Sino que te las abona para compensar los gastos adicionales que acarrea realizar tu trabajo fuera de tu centro habitual. Debido a que son gastos que debe asumir la empresa, porque tú como trabajador o trabajadora no tienes por qué soportarlos.

Al ser un concepto extrasalarial, ¿deben aparecer en la nómina?

Sí, aunque las dietas no formen parte de tu salario por tratarse de una indemnización o una compensación, la empresa tiene que incluirlas en las nóminas de cada mes. En la sección de “devengos”, con el concepto de “percepción no salarial”.

Y si la empresa te estuviera pagando parte de tu salario en negro, a través de dietas que realmente no existen, aquí puedes ver cómo solucionar esta situación.

¿Debo tributar a Hacienda por las dietas que perciba?

Las dietas en las que se justifique la realidad del desplazamiento, el lugar, y el motivo, al no tener la consideración de salario, en la mayoría de ocasiones no tributarán a Hacienda a través del IRPF. Pero para que lo tenga más claro, te voy a decir en qué ocasiones tributan y cuándo no:

• En el supuesto de que hayas utilizado medios de transporte públicos para desplazarte, y tengas la factura o documento equivalente que justifique el gasto, estarás exento de tener que tributar por esos ingresos a Hacienda.
• Si has realizado el desplazamiento utilizando un vehículo privado, estarás exento/-a de tributar siempre que el gasto haya sido de 0,19 euros por kilómetro recorrido y puedas justificar dicho gasto. Pero si la empresa te abona un importe superior a dicha cuantía, sí que tendrás que tributar por el importe que exceda de los 0,19 euros por kilómetro.
  • Los gastos de peaje, aparcamiento o multas de tráfico, también están excluidos de tributar en su totalidad, ya que la empresa los debe abonar aparte.
• En caso de que hayas tenido que pernoctar en un municipio distinto al de tu lugar de trabajo habitual, no tributarán los gastos para la manutención que hayan sido inferiores a 53,34 € diarios, cuando el desplazamiento haya tenido lugar dentro del territorio español. Tampoco tendrás que tributar, si el desplazamiento ha sido en territorio extranjero por unos gastos inferiores a 91,35 € diarios. En cuanto a los gastos por estancia, no tributarán los que se puedan justificar con la correspondiente factura o documento equivalante (pero sí que tributarán si no se puede acreditar dichos gastos).
• Y si no has pernoctado en un municipio distinto al de tu lugar de trabajo habitual, no tendrás que tributar por los gastos de manutención que no excedan de 26,67 € al día en España o 48,08 € al día en el extranjero.

Por tanto, todos los gastos que sobrepasen los límites anteriormente expuestos tendrán que tributar a Hacienda. Pero solo tendrás que tributar por la cuantía que exceda de dicho límite.

Además, debes tener en cuenta que dichos límites solo se aplican a las dietas. Porque si ni tu convenio colectivo ni la normativa interna de la empresa te reconoce el derecho a cobrar dietas, esos gastos que la empresa te abone tras presentar las correspondientes facturas, estarán exentos de tributar a Hacienda en su totalidad (sin estar sujeto a límites), por no tener la consideración de dietas.

Duración máxima de 9 meses para estar exentas del IRPF

Si la empresa te paga unas dietas por estar trabajando fuera de tu municipio en un sitio diferente al del lugar de trabajo habitual, y lo hace durante más de 9 meses de forma continuada, dichas rentas perderán la condición exentas. Por consiguiente, de ser así, tendrías la obligación de tributar por ellas en su totalidad (no solo por la parte que exceda del límite).

Por esa razón, la empresa deberá hacer lo siguiente:

• En el supuesto de que te hayan destinado temporalmente a un lugar de trabajo en el que estarás previsiblemente más de 9 meses de forma ininterrumpida, la empresa deberá aplicarte una retención en la nómina sobre esta asignación económica, por estar sujeta a gravamen en su totalidad. Ya que en este caso las dietas no estarían exentas del IRPF. Esto significa, que las dietas se incluirían íntegramente en los rendimientos del trabajo en la declaración de la renta.
• En caso de que la empresa no tenga previsto que llegues a estar 9 meses de forma continuada en el nuevo destino, si transcurriera dicho plazo y aún estuvieras allí, la empresa deberá de aplicarte la retención del IRPF en el importe que recibas en concepto de dietas, a partir del décimo mes.